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O Banco Alimentar e o
Centro de Outreach The Compass

Estudo de Caso

CONTEXTO

Fundada por um grupo de Igrejas cristãs locais em 2002, The Compass é um banco alimentar sediado em Mississauga no Canadá, com o objetivo de proporcionar um lugar seguro e acolhedor para as pessoas que necessitam de alimento e apoio espiritual. Ao longo dos anos, as operações expandiram-se para prestar uma variedade de serviços à comunidade através do trabalho de funcionários e de voluntários. Os voluntários ajudam o The Compass a fazer uma diferença impactante na comunidade através de muitas atividades, desde a triagem de donativos alimentares à ajuda em eventos. Em 2021, o The Compass teve a honra de ser nomeado pela Charity Intelligence Canada como uma das 10 maiores instituições de caridade canadianas, dos 10 maiores bancos alimentares e uma das 5 maiores instituições de caridade na região de Toronto.

Sheryl Darlington, Gestora de Voluntariados, começou a sua viagem com o The Compass como voluntária em 2015 e gostou tanto que esteve lá mais de 15 horas todas as semanas. Ela foi contratada como estagiária em 2016 e sua primeira tarefa foi implementar um novo sistema de voluntariado.

As ferramentas como as folhas de cálculo e os processos baseados em papel eram das principais ferramentas para gerir e armazenar os dados sobre os voluntários. A gestão dos horários dos voluntários, a criação de relatórios, e a atualização das informações pessoais dos voluntários levavam mais de 20 horas por mês.

Sheryl, agora que está numa posição na qual pode influenciar a escolha das ferramentas utilizadas na gestão dos voluntariados, aproveitou a sua influência para mudar o sistema e os processos que considerava antiquados para melhorar as a operacionalidade do programa.

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"A utilização de folhas de cálculo e de papel era muito trabalhosa e muito propensa a erros.”
Sheryl Darlington
Gestora de Voluntariados

DESAFIOS

O impacto da utilização de folhas de cálculo e de ter os processos em papel foi sentido pelo pessoal e pelos voluntários, prejudicando a estabilidade do programa.

Principais dificuldades:

  • O pessoal passava muito tempo na introdução de dados /administração ao invés de se concentrar no desenvolvimento de programas e no envolvimento com os voluntários
  • Osvoluntários deixavam de querer fazer parte do voluntariado devido aos processos de recrutamento muito tediosos
  • Havia muita dificuldade em recrutar voluntários suficientes para o programa devido às fracas taxas de conversão do processo de candidatura em papel.

Ser tudo feito manualmente não era o único obstáculo, a abordagem baseada no papel era também uma barreira para que as pessoas se sentissem motivadas para se voluntariarem. Como Sheryl explica "nunca tivemos voluntários suficientes, pois poucas pessoas queriam-se dar ao trabalho de entrar e pegar na candidatura para o voluntariado em papel. Estávamos constantemente a afixar anúncios para recrutarmos mais voluntários. Era mesmo um desafio conseguir com que os novos voluntários terminassem toda a papelada que era necessária, como o nosso código de conduta e as cartas de referência".

"Tínhamos um plugin WordPress através do qual os voluntários podiam manifestar interesse em turnos específicos. Esta era a nossa tentativa de permitir a inscrição online para os turnos. Era muito manual".

Estava na altura de melhorar o programa de voluntariado, utilizando software concebido para a gestão de voluntariados.

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O PERCURSO

Em maio de 2016, "enviei um e-mail a um membro da Direção e perguntei sobre a possibilidade de se mudar para um software de gestão de voluntariado pago". Sheryl conseguiu a aprovação por parte da direção e começou logo a trabalhar na questão!

SA seleção de uma solução de software de gestão de voluntariado (SGV) por si só foi um longo processo, mas desde o início que ela tinha uma ideia clara do que queria. A sua lista de 18 itens obrigatórios foi concebida de acordo com as suas necessidades da altura, pensando também em todos os obstáculos que enfrentava e nas coisas que queria melhorar. Ela fez a sua investigação e informou-se bem.

“Fiz uma lista das 12 melhores soluções de software de gestão de voluntariado que encontrei e avaliei-os com base na minha lista de critérios.”

No final de 2016, Sheryl inscreveu-se para uma assistir a uma demonstração ado Volunteer Impact, bem como a de outros sete concorrentes. Ela também os experimentou todos através dos respetivos períodos de avaliação. Ela rapidamente percebeu que algumas opções não iriam funcionar para o The Compass, devido a questões de preço ou à falta de funcionalidades. Ela lembra-se que "uma das opções não permitia enviar por e-mail os voluntários qualificados para um turno, isto quando tentava preencher lacunas no horário. mas prometeram-me que era uma funcionalidade que eles estavam a tentar acrescentar". A segurança dos dados dos seus voluntários era a máxima prioridade para Sheryl. Ela ficou chocada quando "uma empresa me mostrou os dados ao vivo de outra pessoa e não compreendeu porque é que isso não era uma boa ideia".

Quando chegou a altura de decidir, Sheryl partilhou toda a informação que havia recolhido com o Conselho de Administração e apresentou os seus argumentos em favor do software de gestão de voluntariado que preferia. Ela disse: "aprovaram imediatamente o projeto para prosseguir com o Volunteer Impact".

"Testei 8 programas, pude experimentar o software e ver como funcionava e interagir um pouco com ele. O que achei realmente incrível é que havia tantos softwares que foram obviamente concebidos por alguém que não tinha ideia de como funcionava a gestão de voluntários. Havia algumas lacunas realmente grandes em alguns dos programas. O Volunteer Impact foi basicamente o único que correspondeu a tudo o que tinha minha lista, o preço era bom e o apoio ao cliente era tão bom, por isso foi fácil convencer o meu Conselho de Administração e conseguir a sua aprovação".

Porque escolheram o Volunteer Impact

Algumas das características preferidas da Sheryl no Volunteer Impact incluem:

  • O apoio ao cliente excelente e imediato por parte do pessoal da Better Impact que é composto por ex-profissionais na gestão de voluntariados.
  • Os voluntários não têm qualquer dificuldade em utilizar o Volunteer Impact – é muito fácil ver os horários e identificar quaisquer lacunas a preencher.
  • Facilidade em criar Relatórios! Anteriormente, o The Compass demorava mais de 20 horas todos os meses para criar manualmente relatórios e registar os dados dos turnos em Excel.
  • A facilidade com que se pode criar diferentes funções administrativas e dar a diferentes grupos de voluntários acesso exclusivamente ao que precisam.
  • Módulos de formação online que, quando são concluídos com sucesso pelos voluntários, são logo colocados automaticamente nos perfis dos voluntários.
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"O Volunteer Impact cumpria com todos os meus critérios e o preço era muito acessível"
Sheryl Darlington
Gestora de Voluntariado

Implementação

Em março de 2017, o The Compass começou a utilizar o Volunteer Impact. A Better Impact importou os dados já existentes do banco alimentar e prestou apoio ao longo de todo o processo. Sheryl afirma que "o membro do pessoal da Better Impact que me foi atribuído forneceu orientações claras sobre como criar o meu formulário de candidatura para o voluntariado e outros aspetos do sistema".

Results

"Os voluntários ADORAM o software"! Sheryl acrescenta, dos mais de 200 voluntários do programa que se adaptaram ao novo software facilmente, apenas três não agendam os seus turnos online, optando por telefonar para o escritório para os agendar.

Sheryl partilha com prazer, "a notícia do nosso sucesso espalhou-se, e dois outros bancos alimentares aqui da zona também fizeram a mudança para o Volunteer Impact, e um terceiro banco alimentar está no processo de o adotar".

Quando o The Compass lançou o seu formulário de candidatura online através do Volunteer Impact, notou-se uma verdadeira diferença: houve um enorme aumento de candidaturas (concluídas). "Ter o nosso formulário de candidatura online eliminou tantas barreiras à candidatura", diz Sheryl. Não só isso, mas possibilitar as candidaturas online atraiu também voluntários mais jovens, que estavam à procura de oportunidades de voluntariado na internet.

O fluxo de novos voluntários permitiu ao The Compass lançar outros programas que ajudam a servir melhor a sua comunidade. "Recrutámos também voluntários mais especializados para ajudar na escrita, marketing, angariação de fundos e meios de comunicação social, porque as nossas necessidades de voluntários diários já tinham sido satisfeitas e podíamos sonhar com novas oportunidades para as pessoas que se candidatassem a voluntários", diz Sheryl. “O sistema foi novamente ampliado em 2022 para adicionar muitos novos cargos de voluntário à medida que fazíamos a transição para nosso novo local e lidamos facilmente com o aumento significativo no número de voluntários ativos” ela acrescenta.

O The Compass ao utilizar o Volunteer Impact, pode facilmente relatar dados como a distribuição de mais de 319,908 quilos de comida a partir das contribuições de mais de 328 voluntários que doaram 37.794 horas do seu tempo em 2022.

Better Impact Case Study Compass Food Bank Mockup

Recurso em Destaque


Étude de cas - Banque alimentaire et centre de services sociaux The Compass

 

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