A Casa de Acolhimento para Crianças Demelza
Estudo de Caso
CONTEXTO
A Demelza presta cuidados e apoio especializado a crianças e jovens que têm doenças graves ou terminais. Desde o diagnóstico ao fim da vida e luto, a Demelza cuida dos jovens e das suas famílias em Kent, South East London, e em East Sussex no Reino Unido.
A organização tem o nome de Demelza Phillips, filha de Derek e Jennifer Phillips, que faleceu tragicamente devido a um tumor cerebral aos 24 anos de idade. A Demelza foi inspirada pelo trabalho do Hospital Infantil Acorns em Birmingham, onde tinha trabalhado anteriormente. Esta inspiração foi transmitida aos seus pais, que tiveram a visão de estabelecer uma casa de acolhimento para crianças no Sudeste de Inglaterra e lançaram-no em 1994. Abriram a Demelza em Kent em 1998, seguida pela Demelza em South East London em 2009. Demelza tem mais de 1.000 voluntários que ajudam nas duas casas de acolhimento, uma equipa comunitária, uma equipa de angariação de fundos e 28 lojas.
Jade McManus, Responsável pelos Serviços Voluntários, trabalha no departamento de voluntariado no Casa de Acolhimento para Crianças Demelza desde 2016. Ela gere e recruta voluntários que trabalham diretamente com as famílias.
Antes de consolidar os sistemas num só através de uma mudança para uma solução de software de gestão voluntariado (SGV), Demelza utilizava vários sistemas, como por exemplo: o software de gestão de doadores (utilizado pela sua equipa de angariação de fundos), folhas de cálculo, formulários de aplicação em papel/Google formulários, e o MailChimp. "Dependíamos muito do papel para comunicar com os nossos voluntários e também internamente entre departamentos", explica Jade.
DESAFIOS
Tendo em conta que a Demelza utilizava sistemas não concebidos para a gestão de voluntariados, como o software de gestão de doadores e as folhas de cálculo, a organização precisava urgentemente de um SGV dedicado que pudesse ajudar a organizar melhor o seu programa de voluntariado.
Principais Pontos Fracos:
- Era tudo feito manualmente, o que consumia muito tempo do pessoal e resultava em tarefas desnecessárias para que o trabalho fosse feito.
- Podia-se perder ou corromper os dados dos voluntários.
- Havia tempo desperdiçado porque os documentos e a informação estavam em locais diferentes.
- Não havia nenhum controlo ou acesso para editar a base de dados principal, pelo que se demorava mais tempo para corrigir a informação.
Havia uma clara desconexão entre os sistemas e os locais de armazenamento da informação. Isto representava um desafio para os Gestores que não podiam desempenhar as suas funções eficazmente. Jade recorda, "Os Gestores nas lojas não conseguiam ver a informação sobre os voluntários, uma vez que esta era armazenada em discos rígidos de computadores. Por exemplo, os dados de contacto dos voluntários eram armazenados no software de gestão de doadores, a formação era monitorizada a partir de diferentes folhas de cálculo, e coisas como informação sobre saúde era digitalizada para ficheiros em discos rígidos dos computadores da empresa que só eram visíveis para a equipa administrativa e não eram acessíveis para os Gestores".
"O nosso maior desafio, porém, foi nada ser automatizado, não havia interligação, era tudo manual. Havia muitas coisas no sistema que podiam correr mal.”
- Jade McManus
Quando Jade utilizou a Calculadora de ROI para determinar quanto tempo estava a ser gasto a operar desta forma, revelou que a sua equipa iria poupar cerca de 1.376 horas por ano em tarefas que poderiam ser automatizadas através de uma solução de software de gestão de voluntariado.
Aqui está um resumo do tempo gasto em várias tarefas antes de utilizar o Better Impact:
Dados da Calculadora de ROI
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Valor Total Estimado de Horas que Poupou |
Valor do Tempo que Poupou |
ROI ao utilizar um software novo |
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1.376 |
£ 16.538 |
1,553% |
O PERCURSO
Em 2016, a equipa de serviços voluntários começou a falar sobre a utilização de uma solução especificamente concebida para a gestão de voluntariado, um SGV, e de se afastar de sistemas ineficientes e pouco interligados. Foi aprovado um orçamento para um SGV e no início de 2017, Jade e a sua equipa iniciaram a sua procura por um SGV.
Procurou-se muito, começou-se por consultar outras organizações (semelhantes por ex. outras casas de acolhimento) para saber que ferramentas utilizavam e os seus benefícios e inconvenientes percebidos.
A partir daí, Jade detalha, "pedimos a cinco empresas com SGV para fazerem demonstrações para toda a nossa equipa, para que pudéssemos comparar visualmente qual seria a melhor opção para nós como organização".
Dado que Demelza tinha muitos departamentos e gestores, era fundamental para eles encontrar um SGV que pudesse restringir o acesso à informação um pouco por toda a organização. A decisão de Jade de optar pelo Volunteer Impact foi fortemente influenciada pela capacidade de o software oferecer vários níveis de segurança a diferentes administradores.
"Não foi surpreendente termos acabado por escolher o Volunteer Impact, pois era o sistema que mais se adequava às nossas necessidades".
Implementação
Em abril de 2017, a Demelza começou a utilizar o Volunteer Impact. "A Better Impact entrou em contacto com o nosso departamento de TI e certificou-se de que a nossa informação sobre os voluntários, que estava a ser armazenada em vários sistemas (folhas de cálculo, software de gestão de doadores, etc.) podia ser importada para o sistema, assim esta informação estaria pronta a ser utilizada logo que começássemos a utilizar o software".
Como nunca tinham utilizado um SGV, Jade e os seus colegas geriram a mudança de sistema de forma bastante independente. "Era tudo muito teórico para nós passarmos do nada para um SGV todo XPTO, por isso fomos ler os guias de ajuda e importamos os dados. Podíamos fazer as nossas próprias edições/personalizações dentro do sistema, conforme necessário, o que nos poupou imenso tempo", recorda Jade.
Porque escolheram o Volunteer Impact
Aqui estão alguma das funcionalidades preferidas da Jade que o Volunteer Impact tem:
- A Versão Empresarial permite-nos organizar o sistema de forma que os dados relevantes sejam apenas acessíveis a certos administradores. Isto garante a segurança dos nossos dados.
- A automatização que o Volunteer Impact proporciona poupa-nos muito tempo Por exemplo, quando um voluntário se candidata online, o seu perfil é criado automaticamente. Podemos anexar-lhe documentos, monitorizar qualificações e obter alertas quando uma qualificação está a expirar; eliminando assim a necessidade de monitorizar constantemente as nossas folhas de cálculo para consultar este detalhe.
- Os nossos dados estão todos no mesmo sistema e os dados são muito mais fiáveis.
- Podemos enviar emails diretamente aos nossos voluntários a partir do Volunteer Impact. Não é preciso utilizar plataformas externas, como o MailChimp, que trouxe custos operacionais. Agora, com o Volunteer Impact é fácil fazer mails em massa que cumpram com os requisitos do RGPD. Temos o historial completo do correio eletrónico disponível para o consultar, assim a nossa equipa consegue verificar o que foi recentemente enviado a cada voluntário.
- Também gostamos muito do registo de horas e de criar turnos, que utilizamos agora para criar relatórios.
- A plataforma também permite aos voluntários acederem à sua própria conta online para atualizarem os seus dados (de contacto) e inscrever-se em turnos, o que faz com que os voluntários tenham mais poder sobre o seu próprio voluntariado.
- Ter controlo sobre os nossos formulários de candidatura e a página de recrutamento permitiu-nos livrar-nos completamente dos formulários de candidatura em papel! Isto poupou-nos de 6 horas de introdução de dados por semana (o tempo que demorávamos a introduzir as informações de candidatura nos nossos sistemas antiquados), bem como outras poupanças de custos de correio e papel. Passar a fazer o nosso recrutamento online permitiu-nos alargar o nosso alcance digital e trazer uma melhor experiência de recrutamento para os voluntários. Tornou-se inestimável para nós possuirmos e gerirmos a nossa página de recrutamento, sem incomodar a nossa equipa de marketing.
- Podemos integrar eficazmente os voluntários. Há uns tempos levava cerca de 3 meses para registar um voluntário, agora pode ser feito em cerca de 2 horas após a sua candidatura online.
- Também podemos criar módulos de e-learning que, quando são completados com sucesso por um voluntário, atualizam automaticamente o registo de formação/qualificação do voluntário. Já não precisamos de distribuir, classificar e registar os resultados de centenas de conjuntos de formação dos voluntários em papel.
- O sistema é fácil de usar e é bastante lógico na sua conceção. Não precisamos de andar à procura de várias formas de fazermos o trabalho, tal como acontecia quando tentávamos fazer relatórios com os nossos sistemas anteriores.
"Se não tivéssemos utilizado o Volunteer Impact quando surgiu a pandemia, não teríamos mantido o nosso programa.Conseguimos continuar a recrutar enquanto trabalhávamos a partir de casa, o que não teria sido um processo fácil sem candidaturas e formação online".
Resultados
A utilização do Volunteer Impact melhorou consideravelmente o nível de satisfação da Demelza com as ferramentas que utiliza, e também a eficiência e a eficácia do funcionamento do programa de voluntariado.
Desde que mudou para o Volunteer Impact, sente que os seus dados ficaram MENOS, o MESMO, ou MAIS seguros?
Desde que mudou para o Volunteer Impact, a Demelza sente que os seus dados estão mais seguros. O departamento de voluntários tem controlo total sobre as informações dos voluntários, podem limitar o acesso dos gestores para apenas verem informações relevantes, são capazes de ver quem fez o login, fazer anotações sobre alterações, e podem monitorizar se algo correr mal. Começaram também agora a utilizar a autenticação de dois fatores (2FA), que é agora um requisito de segurança da organização.
Com o tempo que poupou, Demelza conseguiu ter tempo para expandir o seu programa e a sua equipa.
"Temos um novo mini departamento a funcionar. Três novos funcionários orientam os voluntários nas suas novas funções que envolvem oferecer apoio prático às famílias. Conseguimos lançar isto graças ao Volunteer Impact", diz Jade. "Acrescentámos o papel de condutor ao nosso programa e começámos a fazer mais de 50 viagens por mês que não eramos capazes de coordenar antes". Além disso, Demelza foi capaz de investir mais tempo na melhoria da formação para ajudar os voluntári a melhorar as suas competências e a ter sucesso nas suas funções.
"Olhando para trás, é quase chocante pensar como as coisas costumavam a funcionar em comparação com a forma como fazemos agora que usamos o Volunteer Impact.”
