CONTEXTO
O Hospício de North London (HNL), uma instituição de caridade registada, tem prestado, desde 1984, cuidados urgentes e especializados aos residentes confrontados com condições que limitam a sua vida. Servindo os bairros de Barnet, Enfield e Haringey, o HNL apoia calorosamente doentes e famílias, amigos e cuidadores com cuidados físicos, emocionais e espirituais. "O melhor da vida, no fim da vida, para todos", é o que a HNL defende e se tem esforçado para garantir.
Debbie Usiskin é a Agente de Envolvimento Voluntário do Hospício de North London. Após uma breve carreira em assistência social, ela mudou para a área da formação, estando agora em representação do grupo de trabalho que desenvolve as Normas Nacionais de Envolvimento Profissional para Gestores de Voluntariados. Foi uma das Diretoras fundadoras da Associação de Gestores Voluntariados (AGV) e foi eleita Presidente. Sempre teve curiosidade em conhecer a abordagem dos seus pares à gestão de voluntariados. "Sinto como se tivesse visto a gestão de voluntariados crescer, desenvolver-se e mudar ao longo dos anos, o que é muito entusiasmante. Mudei-me para o hospício, quase por acidente. E adoro-o! Vim para o hospício de North London em 2013", recorda Debbie.`
Embora ela pensasse que seu tempo na NLH seria breve, uma das coisas que Debbie se propôs a realizar foi a implementação de um sistema adequado para gerenciar voluntários.
DESAFIOS
A utilização de folhas de cálculo limitava muito a Debbie e a sua equipa. Ela lembra-se, "podíamos usá-la para fazer uma listagem, manter os dados de contacto das pessoas, registar qual era o seu papel, e registar se tinham algum registo no Disclosure and Barring Service (semelhante ao registo criminal em Portugal), mas não podíamos digitalizar nada e adicionar à folha de cálculo. Por isso, era apenas uma caixa de marcação "sim ou não". Por não termos toda a informação num só local tínhamos de gastar tempo entre vários sistemas para se obter uma imagem geral.
Para além do seu sistema antiquado, os grandes desafios do HNL relacionavam-se sobretudo com os custos e a proteção de dados. O funcionamento ineficiente é uma despesa para a organização e a falta de controlos de segurança da forma como as coisas estavam a funcionar era um problema que precisava de ser resolvido.
Principais Pontos Fracos:
- Utilização de um sistema não concebido para a gestão de voluntariado. "Como hospício utilizámos um sistema médico de pacientes que regista sintomas clínicos, mas que não é o ideal para armazenar a informação “humana”. Foi um sistema criado para médicos e não para gestores de voluntariado"!
- Falta de controlo sobre as personalizações e configurações do sistema. "Não podíamos fazer quaisquer alterações aos campos personalizados".
- Incapacidade de relatar e contar claramente a história do programa. "O sistema era confuso; não se conseguia ter uma visão global do que estava a acontecer".
